Westhive Zürich Hardturm – Team Office

Coworking und Flex-Space-Lösungen sind zurzeit in aller Munde. Handelt es sich dabei nur um einen Hype, oder ist dies ein nachhaltiger Trend? Eine Vielzahl internationaler Untersuchungen zeigt deutlich, dass es sich um Letzteres handelt: ein Trend, der durch die globale COVID-19 Krise noch zusätzlich befeuert wird. Verschiedene Studien zeigen, dass der Flex-Büro-Anteil in den nächsten Jahren auf 10 bis 20 Prozent anwachsen wird.

Unabhängig davon lohnt sich eine nüchterne Betrachtung, um zu sehen, ob eine flexible Lösung auch für Ihr Unternehmen in Frage kommt. Folgende Kriterien helfen bei der Entscheidungsfindung.

1. Fast Cycles – Schnelles Unternehmenswachstum

Unternehmen mit schnellem Wachstum benötigen Platz, der mit ihnen wächst. Diesen vorab auf die nächsten 5 bis 10 Jahre realistisch zu prognostizieren, ist schwierig bis unmöglich. Oft wird die Wachstumserwartung überschätzt, aber manchmal auch unterschätzt. Aber nichts ist kostspieliger, als Arbeitsplätze auf Vorrat zu bauen und zu unterhalten.

2. Digital Transformation Effect – unsichere langfristige Strategie

Die voranschreitende Digitalisierung hat inzwischen grossen Einfluss auf die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse in den meisten Sektoren. Das führt dazu, dass klassische Tätigkeiten entweder automatisiert oder an Partner outgesourct werden. Dies erlaubt Unternehmen, sich verstärkt auf die Business-Kernaufgaben zu fokussieren, sodass mit weniger Mitarbeitern die Produktivität gesteigert werden kann.

Ausserdem führt die zunehmende Beschleunigung der digitalen Transformation zu einer signifikanten Unsicherheit bezüglich der langfristigen Unternehmensstrategie. Der Planungshorizont wird immer kürzer, und das Schlagwort «agil» hat dementsprechend in den meisten Unternehmen an Bedeutung gewonnen.

Diese Punkte sprechen für eine flexible Office-Lösung, da eine solche ungeachtet der zukünftigen Strategie und ungeachtet der Unternehmensentwicklung dabei hilft, die jeweiligen Platzbedürfnisse schnell und unkompliziert anzupassen.

3. Lean Management – Fokus auf das Kerngeschäft

Ein eigenes Büro ist etwas Grossartiges, doch oft wird es zur wichtigsten Nebensache des Geschäftsalltags. Und zwar immer ausgerechnet dann, wenn man eigentlich den Fokus ausschliesslich auf das Kerngeschäft richten sollte. In Phasen starken Wachstums, aber auch in rückläufigen Phasen, wird der Büroraum plötzlich zum zentralen Agendapunkt im Geschäftsleitungs-Meeting – obwohl man sich gerade in diesen Zeiten verstärkt auf seine Kunden konzentrieren sollte. Der Job eines Facility Managers, eines Real Estate Scouts oder eines Untervermieters ist ein Zeitfresser und lenkt von den primären, wertschöpfenden Aufgaben ab.

4. Kostentransparenz und Kostenkontrolle

Eigene Büroflächen kosten oft mehr als man denkt, und zwar nicht nur wegen der direkten Kosten wie die Miete. Es gibt eine lange Liste von indirekten Kosten, die stark unterschätzt oder bei einem Planungsumzug schlichtweg vergessen werden. Die reinen Mietkosten machen meist nur 30 bis 35 der gesamten Office-Kosten aus. Ganz zu schweigen von den zusätzlichen Kosten für Platzreserven, die man von Anfang an berücksichtigen muss, damit das Büro ein allfälliges zukünftiges Wachstum verkraften kann.

5. Accessibility – lieber nutzen statt besitzen

Egal, wie gross ihr Unternehmen ist, oft hat man nicht genügend Sitzungszimmer und Workshopräume, respektive sie sind zu gross, zu klein, oder sie stehen über lange Zeit einfach nur leer. Lounges, ein eigenes Bistro, grosszügige Aussenflächen, eine Küche für Team-Events oder ein Podcast-Raum würden die meisten Unternehmen gerne haben, doch eine einzelne Firma kann sich dies in den seltensten Fällen leisten. Für Members in einem modernen Coworking-Space werden diese einmaligen «Perks» plötzlich Realität. Denn der Gedanke der Sharing-Economy erhöht die Office-Qualität signifikant.

6. New Collaboration – Austausch ist Inspiration pur

Informeller Austausch während der Kaffeepause oder beim Lunch gilt oft als Quelle für neue Ideen und Innovation. In einem Coworking Space mit unterschiedlichsten Members (und nicht nur Mitarbeitern aus dem eigenen Unternehmen) werden diese wichtigen Gespräche nur noch interessanter, denn der oft erwähnte unternehmenseigene Tunnelblick wird eliminiert.

7. War for Talent – Mitarbeiter-Attraktivität

Wer auf der Suche nach hoch qualifizierten Mitarbeitern ist, muss heute Einiges bieten. Und dies unabhängig davon, ob man ein Startup oder ein etabliertes Unternehmen ist. Neben der zentralen Lage des Unternehmens erwähnen die viel umworbenen Millenials gerne auch die Attraktivität des eigentlichen Arbeitsplatzes als Entscheidungsgrund, einen Job anzunehmen.

8. Mobile Workforce – Hybride Arbeitsplatzmodelle

Ausgelöst durch die Digitalisierung und der damit einhergehenden Mobilitätszunahme, können wir heute von überall aus arbeiten. Dies führt unweigerlich zu hybriden Arbeitsplatzmodellen, welche durch die Covid-Pandemie zusätzlich beschleunigt werden. Das bedeutet, dass ein Unternehmen in der Zukunft eher weniger als mehr Arbeitsplätze benötigt, die aber flexibel «gemanagt» werden können. Ausserdem steigt das Bedürfnis für moderne Meeting- und Workshop-Infrastruktur, um trotzdem noch punktuell mit allen Mitarbeitern zusammen arbeiten zu können.

Quellen: